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Was ist der konkrete, durch nextOR generierte Nutzen?
Durch die Nutzung von nextOR kann ein zuverlässiger, auf Erfahrungswerten beruhender und daher realistischer OP-Plan erstellt werden, der sich durch einfließende Feedbacks und manuelle Änderungen stetig verbessert. Daraus resultieren für das Personal verlässliche Schichtpläne und somit ein planbarer Feierabend und die Reduktion von Überstunden.

Wird sich der anfängliche Mehraufwand und die Umstellung auszahlen?
Während der Einführungsphase entsteht ein gewisser Aufwand durch das Erfassen von Verfügbarkeiten der verschiedenen OP-Ressourcen. Nach einmaliger Erfassung bedarf es nur noch geringfügiger manueller Änderungen, die zudem zunehmend weniger werden, da das System von Feedback lernt. Nach der Einführungsphase ist also mit einer deutlichen Verringerung des Planungsaufwandes zu rechnen.

Wie viel Erfahrung wurde mit dem Einsatz des Systems bisher gesammelt?
Es wurden bereits Erfahrungen in anderen Kliniken gemacht, in denen man nextOR gegen das KIS der jeweiligen Klinik antreten ließ. nextOR lieferte in diesen Vergleichen den zuverlässigeren Plan und die Mitarbeitenden hatten pünktlicher Feierabend als unter der Verwendung des KIS.

Welches Sicherheitsniveau gilt für das Hosting/ die Verarbeitung von Patientendaten?
nextOR nutzt lediglich vollständig pseudonymisierte Daten. Die Pseudonomysierung findet auf Ebene der Infrastruktur des jeweiligen Klinikums statt, die vollständig hausintern kontrolliert wird. Der Zugang zu dieser Infrastruktur ist nur aus dem Netzwerk des Hauses von definierten IP-Adressen möglich. Softwareseitig benötigt man zusätzlich noch einen API-Schlüssel für den Zugriff. Es befinden sich zu keinem Zeitpunkt Klarnamen der Patienten auf Infrastruktur der NEXT. Daher besteht keine Gefahr der Verletzung der ärztlichen Schweigepflicht und kein weiterer Schutzbedarf.

Wer hat Zugriff auf die Patientendaten und wie kann der Zugriff von administrierenden Dienstleister-Mitarbeitern auf die Daten kontrolliert werden?
Der Zugriff ist ausschließlich aus dem Netzwerk des jeweiligen Hauses möglich. Zudem wird für den Zugriff ein API-Schlüssel benötigt. Keiner der administrierenden Mitarbeiter hat daher uneingeschränkten Zugang zu Patientendaten.

Wer hat die Berechtigung, User festzulegen, zu ändern oder sie nach Ausscheiden zu löschen?
Es existiert ein Administrator Account für das jeweilige Haus, über den es möglich ist, für Mitarbeiter Zugänge zu aktivieren. Ob diese nach dem internen Vergabe-/Berechtigungsprozess vollzogen wird, hat nichts mit der Vertragsbeziehung zwischen nextOR und dem Kunden zu tun. nextOR ist hierfür nicht verantwortlich.

Wie identifiziert sich ein Nutzer im System? Gibt es eine eigene Passwortverwaltung im System oder erfolgt die Authentifizierung über eine Anmeldung im EV-Netz?
Die User werden durch den Administrator-Account des Hauses im System verwaltet. Eine SSO Lösung ist in Zukunft angedacht. Die Speicherung der Userdaten und Passwörter erfolgt verschlüsselt nach state-of-the-art Industriestandard.

Wann und wie werden Patientendaten gelöscht?
Im Master Service Agreement ist genau definiert, wie mit der Speicherung von Kundeninformationen umgegangen wird. Hier wird auch die Vernichtung/Löschung/Extraktion exakt beschrieben.

Wie werden die Daten der Systemnutzer (Einloggen, Ändern, Nutzen etc.) verarbeitet oder genutzt? Gibt es Löschfristen für erhobene Daten?
Die nextOR Software verwendet keine Usage-Tracker um Daten der Systemnutzer aufzuzeichnen. Es werden also auch keinerlei Daten der Nutzer verarbeitet oder in irgendeiner Form genutzt, wodurch auch die Frage nach Löschfristen für die Daten hinfällig wird. Die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter bleiben also gewahrt.

Warum sind die Mitarbeiter von nextOR nicht vertraglich zur Einhaltung der Ärztlichen Schweigepflicht verpflichtet?
Da die zur Verfügung gestellten Patientendaten lediglich pseudonymisiert verarbeitet werden ist dies nicht notwendig. Es befinden sich zu keinem Zeitpunkt Klarnamen der Patienten auf der Infrastruktur von nextOR. Daher besteht keine Gefahr der Verletzung der ärztlichen Schweigepflicht und auch kein Grund zur vertraglichen Verpflichtung von nextOR.

Warum ist ein Zugriff von UNITY Mitarbeitern auf Patientendaten notwendig?
Warum Mitarbeiter der UNITY auf Patientendaten des jeweiligen Hauses zugreifen können, erschließt sich aus dem Kontext des Projekts. In der Onboarding Phase des betreffenden Hauses auf die nextOR Plattform, findet ein größerer organisatorischer Veränderungsprozess statt, welcher durch die Schwestergesellschaft der NEXT, die UNITY AG, begleitet wird. In diesem Kontext kommen Mitarbeiter der UNITY logischerweise mit nextOR in Kontakt und haben beim Coaching der Mitarbeiter des Hauses natürlich auch Einblick in die Daten, die in der Applikation angezeigt werden. Dies ist zudem über das Master Service Agreement detailliert beschrieben.

Wie lang dauert die Testphase und wie sieht die Kommunikationsstruktur währenddessen aus?
Eine Testphase dauert 4-6 Wochen. Die Kommunikation innerhalb der Testphase findet mehrmals pro Woche über Jour-Fixe Termine statt, die etwa 15 Minuten in Anspruch nehmen.

Welcher Aufwand kommt im Rahmen des Testlaufs auf alle Beteiligten zu?
Ist eine Doppeldokumentation im KIS und nextOR notwendig?
In der Testphase wird zusätzlich der Schritt über nextOR gemacht; deshalb ja, in gewisser Form findet eine Doppeldokumentation statt. Im Rahmen der Testphase werden durch die Anmeldung die OPs mit nextOR geplant und die Vorschläge dann im KIS eingetragen, um den Erfolg bemessen zu können.

Ist es notwendig, die Personalplanung laufend immer wieder in nextOR zu aktualisieren, wenn sich Änderungen ergeben?
Zunächst werden im Rahmen der Testphase nur die OP-Verfügbarkeiten der Operateure benötigt. Zukünftig soll allerdings an die Planungssoftware angedockt werden. Abwesenheiten können dann im Rahmen von Serienterminen hinterlegt werden. Bei Krankheit oder anderen Zwischenfällen müssen Abwesenheiten im System hinterlegt werden und nextOR plant darauf basierend um. Das ist im Vergleich zum bestehenden Umgang mit Abwesenheiten kein Mehraufwand.